• Communication Solutions

Checklist nieuw telefoonsysteem

 

Overweegt u uw zakelijke telefoonsysteem te vervangen?

 
Hier volgen enkele overwegingen die u kunnen helpen bij uw keuze. Als u de volgende vragen beantwoordt, zal het veel eenvoudiger zijn om een systeem te kiezen dat aan uw behoeften voldoet.
 
Kijk eerst even rond en analyseer snel uw bestaande telefoonsysteem:
 
• Hoeveel telefoons hebt u nodig?
 
• Hoeveel medewerkers hebt u nodig binnen nu en 1-3 jaar?
 
• Hoeveel mensen zullen er gelijktijdig telefoneren?
 
• Kunt u aangeven waarom u niet tevreden bent met uw huidige systeem?
 
De antwoorden op deze vragen geven u een indicatie over het aantal extensies (interne telefoonlijnen) en trunks (externe telefoonlijnen) u nodig hebt, samen met een indicatie van de functies die u nu mist. 
Analyseer nu kort uw externe gesprekken:
 
• Hebt u meerdere kantoren? Zo ja, hoeveel gesprekken zijn er tussen de kantoren?
 
• Voert u internationale gesprekken? Hoeveel?
 
De antwoorden zullen u een indicatie geven over de beste routering van uw externe gesprekken. Met andere woorden, welk type trunks hebt u nodig? Mogelijk kunt u geld besparen door enkele gesprekken te routeren via een IP-netwerk zoals internet, of via het traditionele PSTN-netwerk.
Het zal ook nuttig zijn om een indruk te krijgen van de bestaande IT-systemen. Mogelijk kunt u gebruikmaken van uw bestaande IT-infrastructuur en hieraan functies toevoegen om zo geld te besparen. Probeer de volgende informatie te achterhalen:
 
• Welk type kabels wordt er gebruikt in het netwerk?
 
• Lopen de kabels naar elk bureau?
 
• Ondersteunen de netwerk-switches Power Over Ethernet?
 
De IT-infrastructuur kan u een indicatie geven of uw netwerk geschikt is voor IP-telefoonextensies, waardoor u kunt besparen op kabelkosten en de installatie eenvoudiger is.
Probeer uit te vinden welke telefoonfuncties u voordeel opleveren. Denk hierbij na over de manier waarop mensen in uw organisatie werken.
 
• Zijn sommige medewerkers veel onderweg binnen de vestiging?
 
• Zijn mensen vaak weg van hun bureau?
 
• Zijn er thuiswerkers of medewerkers in het veld?
 
• Gebruikt u computerprogramma's om contactgegevens op te slaan?
 
• Zijn er groepen medewerkers die inkomende gesprekken afhandelen?
 
• Hebben bepaalde gebruikers “speciale” behoeften, zoals receptionisten, callcentresupervisors of medewerkers die werken in moeilijke omstandigheden?
 
Met deze vragen krijgt u informatie over de capaciteiten van de toepassingen en toestellen die u nodig zult hebben op een geschikt systeem, waaronder CTI-toepassingen, voicemailsystemen en modules met programmeerbare toetsen. De keuze van het PBX-platform moet worden gemaakt op basis van deze criteria vanaf het begin, in plaats van deze te gebruiken als ‘aanvullingen’. Zo kunt u de beste integratie en het grootste gebruiksgemak verwezenlijken.
 
Vergeet ten slotte niet om rekening te houden met uw installatie- en onderhoudsvereisten.
 
Oplossingen:
U hebt nu waarschijnlijk veel informatie over uw bestaande systeem, samen met enkele vereisten voor een vervangend systeem. Hier worden enkele technologiegebieden besproken die u een zakelijk voordeel kunnen opleveren.
 
Meerdere kantoren:
Als de organisatie meerdere vestigingen heeft, overweeg dan of u geld kunt besparen door gesprekken tussen de kantoren te routeren via VPN (Virtual Private Network) op internet, in plaats van via PSTN.
 
Dit kan met name voordeel opleveren als uw kantoren zich in verschillende landen bevinden. Hiertoe moeten er mogelijk VoIP-trunks worden opgezet.
 
Mobiele medewerkers:
Als medewerkers veel onderweg zijn binnen uw vestiging, maar wel bereikbaar moeten zijn, bieden draadloze DECT-handsets mogelijk een groot voordeel doordat mensen contact kunnen onderhouden terwijl ze onderweg zijn.
 
Moderne zakelijke DECT-systemen bieden alle voordelen van verbonden PBX-bureautelefoons, waardoor deze toegang bieden tot voicemail en gesprekken kunnen worden doorgeschakeld terwijl de medewerkers weg zijn van hun bureau.
 
Computer-telefonie-integratie (CTI)
Als uw organisatie een CRM-pakket gebruikt (Customer Relations Management) of een computerprogramma voor contactbeheer, kunt u het werk vaak vereenvoudigen door het telefoonsysteem te verbinden met het computerprogramma.
 
Hierdoor kunnen gesprekken direct worden gestart vanuit de gekozen toepassing. De nummers zijn nu niet meer opgeslagen op twee plaatsen en u kunt veel sneller contactpersonen zoeken. Dankzij de functie “klikkiezen” kunt u veel sneller een contactpersoon zoeken en een gesprek starten.
 
Met bovenstaande informatie kunt u een goede start maken bij het samenstellen van een “behoeftenlijst” waarmee u uw voordeel doet wanneer u begint met het kijken naar mogelijke oplossingen.