• Productief vergaderen bij het IOC met Panasonic

Productief vergaderen bij het IOC met Panasonic

HD visueel communicatiesysteem van Panasonic ingezet om teams in verschillende landen samen te brengen bij het Internationaal Olympisch Comité

Het Internationaal Olympisch Comité (IOC), gevestigd in het Zwitserse Lausanne, is het allerhoogste gezag binnen de wereldwijde moderne Olympische beweging en organiseert de Olympische Spelen en de Olympische Jeugdspelen, die beide zijn opgesplitst in zomer- en winterspelen

Het IOC maakt op grote schaal gebruik van HD-videoconferentiesystemen van Panasonic voor samenwerking, vergaderingen en discussies, zowel binnen de organisatie als met de vele organisatiecomités van de Olympische Spelen over de hele wereld.

Met behulp van dit systeem kunnen teams bij het IOC makkelijk over landsgrenzen heen werken en in contact blijven, en tegelijk besparen op reistijd, reiskosten en uitstoot.

Voor grote organisaties zoals het IOC, met vestigingen en teams verspreid over de hele wereld, kunnen de kosten en uitstoot als gevolg van het reizen naar vergaderingen en samenwerkingssessies snel oplopen. Dankzij de hoge beeld- en geluidskwaliteit van het conferentiesysteem van Panasonic kunnen de teams in hun eigen kantoor blijven en toch het gevoel hebben dat ze in dezelfde ruimte zitten als hun gesprekspartners. Zo wordt bespaard op alle reis- en verblijfskosten van een persoonlijke ontmoeting.

Het systeem stelt mobiele gebruikers met de toepassing HDVC Mobile in staat om deel te nemen aan vergaderingen, waar ze op dat moment ook zijn. Tegelijkertijd zorgt een unieke echo-onderdrukkingsfunctie op het systeem voor het verminderen van irritante achtergrondgeluiden en stemecho's die op zoveel andere videoconferentiesystemen optreden.

"We gebruiken het systeem als een gewoon telefoontoestel", aldus David Rodriguez, projectmanager bij het IOC. "Het enige dat je hoeft te weten is de domeinnaam of het IP-adres van de andere persoon, dus we gebruiken videoconferenties net zoals we voorheen een spraakconferentiesysteem gebruikten." 

"Het is helemaal niet moeilijk en het opzetten van een vergadering kost weinig tijd"

 

De bruikbaarheid van het systeem wordt nog vergroot door de mogelijkheid om vergaderingen te houden en tevens op één van drie monitoren beelden van de locatie te tonen, of van de locatie van de andere partij en tegelijkertijd pc-gegevens. Hierdoor kan iedereen tijdens het hele videogesprek duidelijk zien waarnaar wordt verwezen.

Pierre Ducrey, Olympic Games Associate Director: “De verantwoordelijkheid die het IOC heeft om de voortgang van de Olympisch Spelen van dag tot dag te volgen, betekent dat we op veel verschillende plaatsen tegelijk moeten zijn.”

“Dat kan natuurlijk niet, dus is de mogelijkheid om te communiceren met iets als HD-videoconferenties voor ons een grote stap vooruit. Hierdoor kunnen we doorlopend en met een zeer hoge kwaliteit in contact blijven met alle organisatiecomités over de hele wereld.”

Het systeem levert 1080p Full HD met 60 frames per seconde. Dit geeft deelnemers aan de conferentie het gevoel dat ze in dezelfde ruimte zitten en zorgt dat de vergadering verloopt zonder afleiding door slechte kwaliteit of een onbetrouwbaar systeem.

“Dit garandeert een zeer efficiënte manier van communiceren, waardoor we dezelfde soort vergadering kunnen houden als we anders zouden hebben en ons tegelijkertijd veel reistijd besparen. Vanuit duurzaamheidsperspectief is dit een veel betere oplossing. We geven daarom nu doorgaans de voorkeur aan videoconferenties”, aldus Pierre Ducrey.

"Hierdoor kunnen we in contact blijven met alle organisatiecomités over de hele wereld"

 

 

Het standaardsysteem wordt geleverd met verbindingen voor zes locaties en biedt de optie om met een licentie uit te breiden naar tien locaties. Groepen kunnen verbinding maken zoals bij een telefoonconferentiesysteem en hebben daarnaast de extra flexibiliteit en het gemak van HD-video.

Michelle Lemaitre, hoofd Duurzaamheid bij het IOC: “We hebben ook samengewerkt met de verschillende organisatiecomités van de Olympische Spelen als het gaat om het installeren van het systeem van Panasonic op hun locaties, hetgeen een groot voordeel is voor onze werkzaamheden - het komt de uitwisseling echt ten goede en vermindert de werklast.”

“Maar het dient niet alleen voor de Olympische Spelen zelf, ook voor human resources - de HR-afdeling gebruikt het systeem om te communiceren met potentiële kandidaten. De Olympic Broadcasting Services maken er ook gebruik van in hun vestiging in Madrid, dus het wordt overal in de organisatie toegepast.”

“Het is heel eenvoudig, helemaal niet lastig en het opzetten van een vergadering kost heel weinig tijd, dus het IOC doet er alles aan om het gebruik van deze technologie mogelijk te maken.”

“Van telefonisch vergaderen zijn we overgestapt op videovergaderen. We beschouwen dit als een stap vooruit en willen die zetten waar we maar kunnen."